SWOT elemzés: fogalma, lényege, készítése

Agilis transzformáció során gyakori baklövés, hogy a szervezet annyira belebolondul a változásba és változtatásba, hogy nem ismeri fel azokat az értékeit, amelyeket a változás során érdemes volna megőriznie. Így a transzformáció nemcsak költségesebb lesz a szükségesnél, de könnyedén károssá is válhat.

A SWOT elemzés kiváló példája azoknak a hagyományos menedzsmenteszközöknek, amelyek használata agilis szervezetekben is ajánlott. A technika megfelelő használata pedig többek között a fenti probléma kivédésében is segítséget nyújthat.

A SWOT elemzés fogalma

A SWOT elemzés egy könnyen áttekinthető stratégiai elemző és tervező eszköz, melyet a hagyományos menedzsment módszertanok leginkább a döntési folyamatok elején, akár már a döntés-előkészítés során is használnak. Célja azonosítani és tudatosítani azokat a külső és belső tényezőket, amelyek támogat(hat)ják vagy gátol(hat)ják a szervezetet egy adott (konkrét) cél elérésében, legyen az projektcél, magasabb szintű üzleti cél, vagy akár egyéb, nem üzleti jellegű cél (pl.: nonprofit / kormányzati cél, krízismegelőzés, stb.).

A SWOT elemzés által vizsgált tényezők:

Belső tényezők:
– Erősségek (Strengths)
– Gyengeségek (Weaknesses)

Külső tényezők:
– Lehetőségek (Opportunities)
– Fenyegetések (Threats)

Az elemzés során összegyűjtött eredmények az alábbi, úgynevezett SWOT mátrix segítségével vizualizálhatóak:

 

Magunkat is analizáljuk?

A SWOT elemzés felhívja a figyelmet a helyzet kiegyensúlyozott értékelésének fontosságára.

Míg a piaci valóság és lehetőségek (tehát a külső tényezők) elemzése gyakran bevett gyakorlat, sok szervezet nincs tisztában saját erősségeivel és gyengeségeivel, azaz a belső tényezőkkel. Így azonban még a piac lehető legpontosabb ismerete esetén sem garantált, hogy a helyzetnek megfelelő döntések születnek.

Erősségeink pontos ismerete segít azonosítani, mely piaci lehetőségeket tudja könnyedén kihasználni a szervezet, ezáltal a piaci lehetőségek priorizálásának fontos bemenete lehet. Hasonlóképpen azt is megmutatják az erősségek, hogy mely piaci veszélyek azok, amelyekre könnyedén, magabiztosan tudunk reagálni, és melyek azok, amelyek – a megfelelő erősségek hiánya miatt – komoly kockázatot hordozhatnak.

A fentieknek megfelelően gyengeségeink alapos ismerete megmutatja, mely piaci lehetőségek kihasználása okozhat túl nagy kihívást – akár akkorát, hogy jobban megéri elengedni az adott lehetőséget -, illetve mely piaci veszélyek azok, amikre kiemelt figyelmet kell fordítanunk.

Fontos hangsúlyozni, hogy a szervezet tulajdonságai nem sorolhatóak fixen az erősségek vagy gyengeségek kategóriába, egy adott tulajdonság jellege mindig az adott céltól függ. Például ha a szervezet erősen képzett, de kommunikációképtelen, magányos harcosokból áll, azt mindaddig erősségnek tekinthetjük, míg a szervezet feladatainak jellege egyéni munkát kíván, viszont amint összehangolt akcióra, szoros csapatmunkára lenne szükség, ez a tulajdonság gyengeséggé válik.

SWOT elemzés készítése

A SWOT elemzés két fő lépése az elemzés és a döntés / tervezés.

Az adott helyzet elemzése

A SWOT elemzés célja és egyben legnagyobb kihívása a helyzet minél alaposabb, minél teljeskörűbb felmérése. Bármennyire szeretnénk is, nincs mód ellenőrizni, hogy az elemzés során sikerült az összes erősséget, gyengeséget, lehetőséget és veszélyt azonosítani. A következő praktikák azonban segítenek, hogy az elemzés minél pontosabb legyen:

– Legyen nagyon tiszta az elérni / vizsgálni kívánt cél. A SWOT mind a négy kategóriája annyira általános, hogy ha egy nagyon egyértelmű céllel nem szűkítjük le, az elemzés elburjánzik, és az eredménye használhatatlan lesz.
– Kezdjük a külső tényezők összegyűjtésével. Ahogy korábban megmutattuk, a piaci valóság befolyásolhatja, hogy a szervezet egy belső tulajdonsága adott esetben erősség vagy gyengeség, ezért érdemes előbb a külső helyzetet tisztázni.
– Széleskörű részvétel. A SWOT elemzés elkészítése nem egyemberes feladat. Minél több és minél többfajta nézőpont tud érvényesülni az elemzés elkészítése során, annál teljesebb lesz az eredmény. Ezért az elemzés elkészítésébe vonjuk be a szervezet lehető legtöbb érintett területét, és az egyes területeken belül is az esetleges különböző szakmák képviselőit.
– Párbeszéd. A jó SWOT elemzéshez diskurzuson, élénk szakmai vitán keresztül vezet az út, adjunk ennek teret és időt.
– Egyensúly. Ha gyanúsan féloldalas a SWOT mátrix, érdemes kijelölni egy számszerű célt, például minden kategóriában legyen legalább öt elem.

Döntéshozatal és akcióterv-készítés

A helyzet elemzése után rendelkezésünkre áll tehát egy SWOT mátrix. Ez azonban még nem elengedő a sikerhez, legalább ilyen fontos lépés az elkészült mátrix kiértékelése és a döntéshozatal. A mátrix kiértékelésére számos technika létezik, hasznosságuk attól függ, hogy mi volt az eredeti kérdés, ami a SWOT elemzés elvégzését inspirálta.

Ha nyitott kérdéssel kezdtünk bele a SWOT elemzésbe (pl.: milyen jellegű termék fejlesztésébe vágjunk bele), a mátrix alapján vizsgált kérdések szélesebb körűek. Például:

– Melyek azok a lehetőségek, amiknek kihasználását a létező erősségeink megkönnyítik? Ezek azonosításával és kihasználásával piaci előnyre tehetünk szert.
– Hogyan tudjuk elkerülni a veszélyeket? Hogyan tudjuk elkerülni, hogy szembesüljünk a gyengeségeinkkel? Ezek a kérdések rámutathatnak egy stratégiai váltás szükségességére, akár szegmensváltásra, új piacra való belépésre is buzdíthatnak.

Ha az elemzés már kész döntés után készül (pl.: ki van mondva, hogy elindul a projekt), akkor a kérdések sokkal inkább a kész döntés sikeres végrehajtásának módjára összpontosítanak. Például:

– Melyek azok az erősségeink, amelyek különösen fontosak az adott cél eléréséhez?
– Melyek azok a gyengeségeink, amelyek jelentős kockázatot hordoznak (a cél elérése tekintetében), és mit teszünk ezek megváltoztatása?
– Melyek azok a lehetőségek, amiket feltétlen ki kell használnunk (hogy elérjük a célunkat)?

Bár némelyik kérdés látszólag csak a SWOT mátrix egy-egy mezőjére vonatkozik, fontos, hogy a döntéshozatal során minden észrevételt a teljes mátrix kontextusában értékeljünk ki.

Fontos, hogy a SWOT elemzés nem csak egy meeting. Az elkészült mátrix és akcióterv csak a szervezetnek az elemzés pillanatában létező tudását mutatja. Minél változékonyabb a külső és belső környezet, annál fontosabb rendszeresen (akár SWOT elemzéssel, akár más technikákkal) ellenőrizni az első elemzés során született felismeréseinket és döntéseinket.

SWOT elemzés agilis környezetben

Ahogy a cikk elején jeleztük, bár a SWOT elemzés a hagyományos menedzsmenteszközök egyike, az agilitásban is nagy hasznát vehetjük. A fentiekben felsoroltakon túl például hasznos:

– Agilis transzformáció elején,
– Új termékfejlesztés kezdetekor,
– Új release tervezése előtt,
– Termékszintű retrospektív meeting során, vagy akár
– Csapatszintű retrospektív meeting során is.

Ezeken kívül hasznos lehet a SWOT elemzés akkor is, ha (például Scrum Masterként, vagy Product Ownerként) úgy érezzük, hogy a szervezetben / csapatban kibillent az egyensúly. Ha irreálisan nagy az optimizmus, akkor a gyengeségek és veszélyek tudatosítása, ha viszont pesszimizmus vagy fásultság vett erőt a csapaton, akkor az erősségek és lehetőségek számbavétele segíthet visszatalálni a megfelelő egyensúlyhoz.

A SWOT elemzés használatáról agilis környezetben még többet megtudhatsz Agile Leadership és Advanced Scrum Master tréningünkön.

SWOT analízis szakirodalom

A SWOT internetes irodalma szinte végtelen. Pár hasznos cikk a témában:

Rövid leírás a SWOT használatáról retrospektív meetingeken:
https://www.funretrospectives.com/swot-strengths-weaknesses-opportunities-threats/ 

A SWOT elemzésen alapuló, pozitívabb szemléletű SOAR technika ismertetése:
https://theagileacademic.com/2019/07/29/soar-not-swot-analysis/ 

SWOT analízis a portfolio szintű tervezés során, Scaled Agile Framework (SAFe) módszertan használata esetén: https://www.scaledagileframework.com/portfolio-vision/