A Scrum Master egy napja

A Ki a Scrum Master? című cikkünkben megvizsgáltuk, mik az általános feladatai a Scrum Masternek, kiből lehet jó Scrum Master és hogy mi a certificate-ek szerepe a tréningfolyamatban. A mostani cikkünkben azt vizsgáljuk meg alaposabban, hogyan telik a Scrum Master egy napja.

A legegyszerűbb bontás szerint a Scrum Masternek kétféle napja van: sprintfordulós, ami nagyrészt a Scrum események facilitálásával telik, illetve a Sprinten belüli „hétköznapok”. Később látni fogjuk, hogy ezek a hétköznapok sem egyformák, de kezdetnek elegendő lehet ez a megkülönböztetés.

Sprintfordulók

Javasolt a Sprintforduló minden eseményét egy napra szervezni, így praktikusan a délelőtt az aktuális Sprint lezárásáról (Sprint Review és Sprint Retrospective avagy visszatekintés), a délután pedig az új Sprint megtervezéséről (Sprint Planning) szól.

Ezeken a napokon a Scrum Master legfontosabb feladata a Scrum események facilitálása. Mit jelent a facilitálás szó? Egyszerűen annyit, hogy segíteni a résztvevőket a cél elérésében. A Scrum Master tehát nem „vezeti” vagy „levezényli” az eseményeket, nem is feltétlen „moderálja”, hanem a megfelelő eszközök használatával segíti a csapatot, hogy az események a lehető leghatékonyabban folyjanak, és valóban elérjék a céljukat. Hogy mikor mi a megfelelő eszköz, ez szituációnként eltér.

Fontos megkülönböztetni felelősséget és feladatot. Egyik Scrum esemény sem one-man show, mindegyik a teljes Scrum Team aktív részvételével történik. A Scrum Master gondoskodik arról, már az események előtt, hogy minden szereplő megfelelően felkészülten érkezzen, és hogy az események célja és menete mindenki számára tiszta legyen. Magukon az eseményeken pedig a hatékony és értékes lebonyolítást, az egyértelmű kommunikációt, a szerepek betartását és az esetleges konfliktusok feloldását biztosítja.

A Scrum események céljai

Mik tehát az egyes Scrum események céljai?

Sprint Review

„A Sprint Review célja, hogy megvizsgálja a Sprint eredményeit és meghatározza a jövőbeni korrekciókat” (Scrum Útmutató)

A Sprint Review tehát akkor tekinthető sikeresnek, ha a Product Owner és a többi résztvevő sztékholder pontos képet kapott a Sprint során elkészült termékinkrementum tartalmáról és állapotáról, a Scrum Team meghozta az ezek alapján szükséges döntéseket, és összegyűjtötte a következő Sprint megtervezéséhez szükséges adatokat.

Sprint Retrospective

„A Sprint Retrospective célja, hogy minőség‐ és eredményességnövelő módszereket tervezzünk.” (Scrum Útmutató)

Vagyis sikeres a visszatekintés, ha a Scrum Team azonosította azokat a változtatásokat, kísérleteket, amelyeket a következő Sprint során végrehajtanak és kipróbálnak a csapat eredményességének és a termék minőségének növelés érdekében. Az a retrospektív tehát sikertelen, amelynek eredménye pusztán annyi: minden jó, nincs szükség változásra. Ennél csak akkor sikertelenebb a retro, ha meg sem tartjuk.

Sprint Planning

„A Sprint Planning a Sprintet úgy indítja el, hogy meghatározza a Sprint alatt elvégzendő munkákat.” (Scrum Útmutató)

Akkor tekinthető sikeresnek a Sprint tervezése, ha az esemény végére a Scrum team összes tagja számára világos a Sprint magasszintű célja, világosak azok a backlogelemek, amelyeket a Sprint során a csapat elkészíteni tervez, a cél elérése érdekében, és világos a végrehajtási terv is, amit a csapat meghatározott.

Daily Scrum / Napi standup

Bár a Daily Scrum, vagy elterjedtebb, bár nem hivatalos nevén a napi standup a Sprintfordulós napokon általában felesleges, az események sorából nem maradhat ki, hisz ennek is fontos célja van.

„A Daily Scrum célja, hogy ellenőrizze a haladást a Sprint Goal felé, szükség esetén kiigazítsa a Sprint Backlogot, hozzáegyeztetve a soron következő tervezett munkát.” (Scrum Útmutató)

A napi standup talán a leggyakrabban félreértett eleme a módszertannak. Nem státuszolás, hanem tervezés. Akkor sikeres a standup, ha a csapattagok tisztában vannak a Sprint céljával, azzal, hogy áll a csapat, és megtervezték, milyen feladatokat fognak az adott munkanapon elvégezni, annak érdekében, hogy a Sprint sikeres legyen. Ha úgy érzed, ezek a célok elvesznek a standupjaitokon, próbáljátok ki a másik standup formátumot.

Sprinten belüli „Hétköznapok”

Bár nem meeting, a Scrum magát a Sprintet is ugyanolyan eseménynek tekinti, mint a fenti események bármelyikét. A Scrum Master felelőssége ezesetben is a hatékonyság és a siker biztosítása. A Scrum Master tehát nem csak meetingeket, de a teljes (leggyakrabban két hét hosszúságú) Sprintet is facilitálja. A fő különbség, hogy a Sprint sokkal hosszabb, és nem olyan koncentrált. Hisz amíg a többi eseményen minden résztvevő magára az eseményre fókuszál, addig a Sprint során a Developerek a napi munkájukat végzik, készítik a termékinkrementumot, a Product Owner pedig a Product Backlogon, a jövőbeli feladatok megfogalmazásával, sorrendezésével, ügyfélegyeztetésekkel van elfoglalva, miközben természetesen elérhető a Developerek számára is, tisztázni a termékfejlesztés során felmerülő kérdéseket. Mindezekhez elegendő nyugalomra van szükségük, hogy elmélyülhessenek a feladataikban. De akkor mit csinál a Scrum Master? Hogyan segíti a cél elérését úgy, hogy az ne legyen zavaró?

A válasz számos feltételtől függ:

• a csapat érettségétől
• attól, van-e a Scrum Masternek más csapata (vagy, bár ezt nem tanácsoljuk, más feladata, szerepköre)
• a terméktől
  • a terméken dolgozó csapatok számától
  • a csapatok közötti függőségek mennyiségétől és minőségétől
• a szervezet érettségétől
• attól, hol tart a szervezetben Scrum bevezetés, és
• mik a szervezet céljai az agilitással

Ennek a cikknek az erejéig tekintsünk el a fenti szempontoktól, és nézzünk az egyszerű helyzetet. Ahogy a cikk elején ígértük, a sprinten belüli hétköznapok sem lesznek egyformák.

A Sprint eleje

A Sprint elején a Scrum Master leggyakoribb feladatai a sprintforduló utáni „rendrakás”, a sprintforduló tanulságainak levonása és az új sprint beindítása.

A Sprintforduló dokumentálása

A Sprintforduló után érdemes rögzíteni a Sprint eredményeit. Erre mi egy egyszerű, könnyen áttekinthető memo-sablont szoktunk ajánlani. Fontos továbbá biztosítani, hogy azok a kulcs stakeholderek, akik nem tudtak részt venni a Sprintfordulón, értesüljenek a Sprint eredményeiről. Ez a feladat megoszlik a Product Owner és a Scrum Master között, a PO feladata esetleges további bemutatókat, beszámolókat tartani az érdeklődő stakeholderekek, a Scrum Master feladata azonban a módszertanra vonatkozó információk (például akadályok, csapat sebessége, stb.) kommunikálása. Ez a két részfeladat gyakran nem válik el ennyire élesen, hiszen a módszertani információk például az elkészült (és az el nem készült) backlogelemek listáját is tartalmazzák. Fontos hangsúlyozni, hogy a sprintforduló dokumentálásának mindig az informálás, és soha nem a mikromenedzsment a célja.

A Sprintforduló tanulságainak levonása

A Scrum egy empirikus keretrendszer: központi gondolata a tapasztalatokból levont tanulságok alapján hozott döntések, fejlődés fontossága. Ez az alapfilozófia a Scrum Master számára is fontos, ezért a Sprintforduló után érdemes időt tölteni annak kiértékelésével nemcsak a termék és a módszertan, hanem a Scrum Master személyes eszközei, feladatai  szempontjából, is. Mi működött jól, mit volna érdemes változtatni, bevált-e például a használt retrospektív technika, kell-e segítség a Sprint Review-n a terméket bemutató kollégáknak, hogy ügyesebbek, bátrabbak legyenek, minden csapattag kellő magabiztossággal vett-e részt az új Sprint megtervezésében, stb.

Ebből a gondolkodásból kieshetnek:

• adminisztrációs feladatok
• kutatási, tanulási, előkészítési feladatok
• szükséges visszajelzés egyes csapattagoknak, akár huzamosabb közös munka velük

Megesik, hogy a Sprintfordulón, különösen a Review-n, a fókusztartás érdekében a Scrum Master ígéretet tett, hogy bizonyos témákra külön egyeztetést szervez Product Owner és stakeholderek között. Ezek megszervezésének ideje is a Sprint eleje.

Bár rendszeresen hangoztatjuk, hogy a retrospektíven megállapodott feladatok, action itemek elvégzése nem csak a Scrum Master feladata, fontos, hogy a teljes csapat részt vegyen a folyamatok fejlesztésében, gyakran jut azért a Scrum Masternek tennivaló a retrospektív után. Ezeket is érdemes a Sprintforduló után lehető leghamarabb elkezdeni.

Az új Sprint beindítása

Az új Sprint tervezésénél fontos, hogy minden, a csapat által bevállalt backlogelem független legyen, azaz ne legyen külső akadálya a feladat, a fejlesztés elkezdésének és elvégzésének. Praktikusan azonban ez a cél nem mindig elérhető, ilyenkor meg szoktuk engedni kevés, gyorsan feloldható külső függőséget. Ezek intézésében a Scrum Masternek gyakran van feladata.

A Sprint közepe

A Sprint második-harmadik napjától a Scrum Master fókusza kettős. Egyrészt a Sprint aktuális feladatain van:

• merült-e fel probléma, akadály, akár olyan akadály, amit a csapat még észre sem vett?
• merült-e fel külső vagy belső konfliktus, aminek feloldásához a Scrum Master támogatása szükséges?
• a tervekhez képest hogyan halad a csapat, milyen a siker esélye, van-e szükség rendkívüli intézkedésre a sikerhez?

A fókusz másik fele a jövőre irányul:

• hogy áll a backlog? Van-e elegendő, jó minőségű, tiszta backlogelem a backlog tetején a következő Sprint megtervezéséhez? Ha nincs, lehet, hogy
  • a Product Ownernek kell segíteni a backlog előkészítésében, vagy
  • Backlog refinement meetingre van szükség.
• hogyan tudunk előkészülni a Sprint lezárására?
  • Van-e elkészült backlogelem, amit a Developerek átadhatnak Sprint közben a Product Ownernek, hogy csökkentsük a félreértések, apró beragadt hibák esélyét?
  • Szüksége van-e segítségre a tesztelésnek, a minőségellenőrzésnek?
• szerencsés esetben jut a Scrum Masternek ideje a távolabbi jövőn való gondolkodásra is: mitől lehetünk még jobbak? Ennek a kérdésnek a megválaszolása természetesen folyamatos kutatást, tanulást, olvasást igényel.

Természetesen még folytatódhatnak a Sprint elején felmerült feladatok is, például a retrospektív action-ök végrehajtása.

A Sprint vége

Ahogy közeledik a Sprint vége, úgy kap egyre több figyelmet a Scrum Mastertől is a Sprint lezárása. Kulcs stakeholderek meghívása, szükség esetén előzetes egyeztetés velük, hogy mire számítsanak, és mi a feladatuk – különös hangsúllyal arra, hogy nem a Sprint Review a PO győzködésének, a saját igényeink betuszkolásának a helye. Szükség esetén előzetes egyeztetéseket is lehet szervezni PO és stakeholderek között.

Szükség lehet a Sprintfordulóra extra eszközökre, bemutató termékdarabokra, stb. Emellett pedig fontos megszervezni a Sprint Reviewra az elkészült termékinkrementum bemutatását: gondoskodni arról, hogy megtörténjenek az egyeztetések a csapaton belül arról, hogy melyik elkészült fejlesztést ki mutatja be, igény és szükség esetén segíteni őket a bemutató összerakásában, elpróbálásában.

Talán érezhető, hogy a fenti feladatok jó része, pl. az egyes csapattagok egyéni támogatása, a kulcs stakeholderek szerepének elmagyarázása, stb. általában kezdő szervezetben dolgozó kezdő csapat esetén jellemzőbb. Ezért a Scrum Master feladatait nagyban meghatározza a környezete érettsége. Amennyiben a csapat elég érett, a Scrum Master vállalhat újabb csapatot, dolgozhat párhuzamosan két csapattal.

Ha szeretnél bővebben tanulni a Scrum Master eszközeiről, vagy magad is szeretnél Scrum Masterré válni, figyelmedbe ajánljuk Advanced Scrum Master képzéseinket.