Az Eisenhower mátrix fogalma és használata

Az Eisenhower mátrix Stephen R. Covey: The 7 Habits of Highly Effective People (magyarul A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása címen elérhető) könyvének méltán népszerűvé vált önmenedzsment praktikája, mely személyes, egyéni feladataink priorizálásában nyújt segítséget. Mint a komplex rendszerekből kiragadott technikáknál általában, az Eisenhower mátrix esetében is igaz, hogy bár önmagában is használható, maximális értékét csak a teljes rendszer használata során tudjuk kiaknázni, ezért arra biztatunk, hogy ismerkedj meg a rendszer többi elemével is.

A mátrix Covey rendszerének harmadik lépcsője, az „Először a fontosat!” (Put first things first) elv gyakorlati megvalósítását segíti elő.

Az Eisenhower mátrix nevének eredete

Bár a technikát Covey könyve tette népszerűvé, és bár ő maga nem kötötte azt az USA 34. elnökéhez (könyvében nem is említi Eisenhower nevét), a legendák szerint a mátrix Dwight D. Eisenhowertől származik, ahogy az alábbi híres idézet is: „Ami fontos az ritkán sürgős, ami sürgős az ritkán fontos”. Az Eisenhower mátrixot gyakran nevezik sürgős-fontos mátrixnak is. Covey könyvében egyszerűen a „The time management matrix” néven szerepel.

Az Eisenhower mátrix fogalma

A sürgős feladatok gyakran látványosak. Tolakodóak. Figyelmet követelnek. Hangosak (például csörög a telefon). Lehetnek könnyűek, akár még szórakoztatóak is. Okozhatnak megelégedést, örömöt, népszerűséget. De gyakran egyáltalán nem fontosak.

A sürgős feladatok a feladatról, a fontos feladatok viszont az eredményről szólnak. A fontos feladatok közelebb visznek a céljainkhoz, a küldetésünkhöz, az értékeinkkel szinkronban.

Az Eisenhower mátrix lényege

A bevezetőben már említettük, hogy az Eisenhower mátrix a személyes, egyéni feladatok priorizálásában segít. Mielőtt pontosítjuk a személyes és az egyéni szavak jelentését, nézzünk két másik, szintén Stephen R. Covey által használt fogalmat: termelés (production) és termelési képesség (production capacity).

A hatékonyság elengedhetetlen feltétele, hogy mind a termelés, mind a termelési képesség kellő figyelmet kapjon a mindennapjaink során. Ha csak a termelésre koncentrálunk, jelentse ez esetünkben akár fizikai termék előállítását, akár döntések meghozatalát, emailírást, szerződések megkötését, stb., akkor középtávon a termelési képességünk sérül. Elfáradunk, idővel kiégünk, feladataink természetétől függően akár fizikai sérülést is szerezhetünk. Nem véletlen, hogy az élsportolók is rendszeresen beiktatnak pihenőnapokat. Természetesen a termelési képességre való kizárólagos koncentrálás pedig a termelés teljes hiányát jelentené, ami a tanulóévek után nem életszerű.

Az Eisenhower mátrixot tehát nemcsak a szakmai, hanem az összes személyes feladatunkra érdemes használni, ezzel is tudatosítva, hogy a szakmai siker hosszútávon csak életünk különböző területeinek kiegyensúlyozásával érhető el. Mindemellett fontos, hogy a mátrix az egyéni feladatok helyének megtalálására alkamas, a csoport- vagy csapatszintű feladatok természetüknél fogva összetettek, így gyakran nem sorolhatóak be egyértelműen a mátrix valamely kvadránsába.

Egyéni a mátrix abban az értelemben is, hogy míg a sürgősség lehet objektív, addig a fontosság mindig egyedi. A heti ötöslottó-szelvény feladása péntek este negyed hatkor objektíven sürgős, hiszen csak fél hatig lehet azt megtenni. De fontos csak az elkötelezett lottósnak lesz, és neki is csak akkor, ha nincs érvényes öthetes szelvénye.

Fontos és sürgős

A mátrix első negyedében lévő feladatok fontosak és sürgősek, ezért ezek azonnali figyelmet igényelnek.

Ez a negyed ugyanakkor a tűzoltás negyede. Minél több időt töltesz ide tartozó feladatokkal, annál kevesebb lehetőséged jut hosszútávú tervezésre, karbantartásra, a termelési képességed növelésére vagy akár csak fenntartására. Ráadásul az itt elvégzett feladataid nem is a lehető legtöbb érték megteremtésére irányulnak, hanem épp az időnyomás miatt arra, hogy a lehető rövidebb idő alatt szülessen valamilyen, nem feltétlenül optimális megoldás, esetleg tüneti kezelés. Ez a későbbiekben akár tovább is súlyosbíthatja az eredeti problémát, aminek elhárítása érdekében a fontos és sürgős feladatot elvégezted.  Törekedj tehát arra, hogy minél ritkábban legyen szükséged erre a működési módra.

Fontos, de nem sürgős

A kiemelkedően eredményes emberek idejük jelentős részét ezen a területen töltik. Ez a hatékony munkavégzés kvadránsa. Törekedj arra, hogy minél többet tudj foglalkozni a jövőt építő, tehát fontos, de nem sürgős feladatokkal, amelyekre ebben a kvadránsban megfelelő időt tudsz szánni, hogy valóban optimális, hosszú távú előnyökkel bíró, a gyökérokokra összpontosító megoldásokat találj. Ez természetesen a krízisesemények kivédésével (tehát az I. negyed feladatainak) és a további két negyedben lévő feladatokra szánt figyelem csökkentésével érhető el. Ezen felül nagymértékű önfegyelem is szükséges hozzá, hiszen a sürgős feladatokkal szemben itt általában nem nehezedik rád külső nyomás, a saját akaraterődre és eltökéltségedre kell támaszkodj, hogy ezeket a feladatokat elvégezd. Nagy lesz a kísértés a halogatásra, holott a halogatással csak azt éred el, hogy ezek a feladatok előbb-utóbb jó esetben eltűnnek a süllyesztőben, rossz esetben sürgőssé válnak, a sürgős-fontos feladatok minden hátrányával. Ezek ismételten a fontos, de nem sürgős feladatoktól fogják elvonni az energiát, ördögi kört hozva létre.

Sürgős, de nem fontos

A sürgős, de nem fontos feladatok nagyon kellemetlenné tudnak válni, ugyanis ezek azok a feladatok, akik általában másnak fontosak. És akinek fontos az adott feladat, az hajlamos ezt rendszeresen a tudtodra adni, ezzel növelve a sürgősség látszatát és folyamatosan kiszakítani téged az aktuális feladataidból. A harmadik negyed feladatainak csökkentésére a két legeredményesebb technika: nemet mondani, vagy delegálni. A delegálás különböző szintjeiről és módjairól bővebben az Advanced ScrumMaster és az Agile Leadership tréningeinken tanulhatsz. 

Nem sürgős és nem fontos

Ezek a feladatok azok, amelyeket gyakran csak halogatásként,, kikapcsolódásként, vagy a gyors sikerélmény kedvéért hajtunk végre. Elsőre ide tartozónak tűnhetnek azok a tevékenységek is, amelyeket pihenésképpen, feltöltődési célzattal végzünk, holott mindannyiunknak szükségünk van örömszerző, energizáló tevékenységekre. Ezek valójában igenis fontosak, amennyiben betervezettek és mértékkel történnek. A baj akkor jelentkezik, amikor ezek nem tervezetten, célzottan hajtódnak végre, hanem halogatásból, vagy gyors kielégülés reményében. Árulkodóak lehetnek az olyan gondolatok például, hogy „csak még gyorsan ránézek erre a hírfolyamra”, „csak még belenézek ebbe az epizódba, de utána aztán tényleg nekilátok a feladataimnak”.

Sajnos ebbe a negyedbe a legkönnyebb eljutni, főleg a sürgős, sok stresszel járó tevékenységek után, mivel a nyomás megszűntével a legtöbb ember ebben a kvadránsban próbál kompenzálni. Szemben a nem sürgős és fontos részleggel, ahol ahhoz kell az akaraterő, hogy abban a negyedben maradj, a nem sürgős és nem fontos feladatok köréből kikerülni nehéz. Állj ellen a csábításnak!

Eisenhower mátrix készítése

Az Eisenhower mátrix a menedzsment szakmában fellelhető azon kevés mátrixok egyike (talán az egyetlen), amit nem kell elkészíteni, nem kell kitölteni ahhoz, hogy használd. Csupán arra van szükség, hogy tisztában legyél a mátrix működésével, és, ami gyakran sokkal nehezebb, hogy tisztában legyél azzal, mit jelent számodra a fontos. Ezután, ha döntened kell egy feladatról, csak tedd fel magadnak a kérdést, sürgős-e, fontos-e.

Céges és egyéni szinten is sokat segít a fontosság tisztázásában a jól definiált misszió, vízió. Ezek meghatározásának módjáról az Agile Leadership tréningünkön tanulhatsz.

Az Eisenhower mátrix használata a gyakorlatban

Bár a feladatok priorizálásához nincs szükség rá, a mátrix kitöltése mégis értékes gyakorlat lehet, különösen akkor, ha most ismerkedsz ezzel a technikával:

Először tippeld meg, hogy az időd mekkora szeletét töltöd a mátrix egyes negyedeiben.

A következő héten naplózd minden tevékenységedet (például negyedórás időszeletekben), és jelöld meg, hogy az adott feladat melyik kvadránsba tartozik. A hét végén összesítsd az eredményt. Akármit látsz, ne ijedj meg. Ez csak a kiindulóhelyzet, és most már azt is tudod, hogyan változtass rajta.

Csapatszintű priorizálás

Míg az Eisenhower mátrix értékes eszköz az egyéni feladatok priorizálására, a csapatszintű feladatok (például egy Product Backlog) priorizálására önmagában nem alkalmas. Csapatszintű feladatok priorizálására használható technikákat a CSPO és APO tréningeinken tanulhatsz.