Agilis alapelvek: Kommunikáció

Az agilis alapelveket értelmező sorozatunk következő témája a kommunikáció. (A sorozat korábbi cikkei megtekinthetők itt: ügyfél-elégedettség, változás vs tervezés, csapat.)

Egy mondatban összefoglalva: az agilitás a személyes kommunikációt helyezi előtérbe. Ezt hangsúlyozza az Agilis Kiáltvány hatodik alapelve: „A leghatásosabb és leghatékonyabb módszer az információ átadásának a fejlesztési csapaton belül, a személyes beszélgetés” (Eredetiben: “The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation.”). De mit jelent valójában a személyesség? És kiket tekintsünk a fejlesztési csapat tagjának?

Mielőtt ezekre a kérdésekre válaszolnánk, vizsgáljuk meg az alapelv felütését.

Hatásosság és hatékonyság

Bár a szakirodalomban sajnos sok helyen összemosódik a két fogalom, olyannyira, hogy az angol effective szót is gyakran hatékonyságnak fordítják, fontos megkülönböztetni a kettőt.

A hatékonyság legegyszerűbb értelmezése: mennyi erőbefektetéssel tudunk elvégezni valamit. Ha egy, a termékfejlesztőknek szánt kérést emailben elküldeni három perc, személyesen egyeztetni velük fél óra + utazás, akkor egyértelműen az email a hatékonyabb megoldás. Rövid távon.

A hatásosság általánosabb és szélesebb körű fogalom. A Magyar nyelv értelmező szótára szerint hatásos, ami „a kívánt, várt hatással, eredménnyel járó”. Ha a három perc alatt elküldött email alapján készült termék nem felel meg az ügyféligényeknek, ellenben egy fél órás beszélgetés alatt biztosítani tudjuk, hogy a fejlesztés összes résztvevője ugyanazt érti a kérés alatt, akkor, hiába több idő, a személyes beszélgetés hatásosabb megoldás.

Információátadás

Ha kritikával akarnánk illetni a hivatkozott alapelvet, egyetlen ponton tudnánk kötözködni vele: „A leghatásosabb és leghatékonyabb módszer az információ átadásának…”. A kiemelt részlet egyirányú kommunikációt sugall, valaki átadja, valaki befogadja az információt. Pedig az egyirányú átadás a legritkább esetben célja a termékfejlesztés során felmerülő kommunikációs helyzeteknek. A valódi cél a közös megértés kialakítása, a közös gondolkodás, ötletelés.

Gyakori hibaforrás termékfejlesztés során, hogy az ügyfél, az értékesítő, az üzleti oldal valamely képviselője, a saját szerepét félreértve azt kommunikálja a termékfejlesztő csapat számára, hogyan viselkedjen a termék. A termék helyes viselkedésének megtervezése és megvalósítása minden esetben a termékfejlesztő csapat feladata, hiszen ők értenek hozzá. Az üzleti oldal kommunikációs feladatai nem a termékről szólnak, hanem az ügyfélről. Mi az ügyfél problémája? Mire szeretné használni a terméket? Hogyan szeretné használni? Mi fontos neki és mi nem? Stb.

Az írásos formában továbbított fejlesztési igények egyik legfőbb problémája ez: nem az ügyfélről, hanem a termékről szólnak. A személyes beszélgetés nagy előnye, hogy alkalmat ad kérdezni. És ha már megértette a termékfejlesztő csapat a megoldandó problémát, előfordulhat, hogy több megoldást is látnak. Az egyik olcsóbb. A másik gyorsabb. A harmadik hamarabb készen van. A negyediket könnyebb lesz később kiegészíteni, továbbfejleszteni. A helyes választáshoz ismét szükség van az üzleti oldalra. 

Ezért nem lehet a termékfejlesztési kommunikáció egyirányú információátadás. Többirányú egyeztetésre, közös gondolkodásra van szükség. Ez utóbbit, a közös gondolkodást az agilitás egyszerű vizuális praktikákkal támogatja. Erről, a színes post-itek használatának értelméről korábbi cikkünkben olvashatsz.

Fejlesztési csapat

A bevezetőben feltett kérdésre, hogy kiket tekintsünk a fejlesztési csapat tagjának, a legrövidebb válasz: mindenkit, aki részt vesz a termékfejlesztésb en. Tehát nemcsak a fejlesztőmérnököket, hanem az üzleti oldal képviselőit, a minőségbiztosítást, stb. is (a konkrét szakmák megnevezése iparáganként eltérhet). Az alapelv magyar fordítása sajnos ezúttal is pontatlan. Míg a magyar verzió a „fejlesztő csapaton belül”-i kommunikációról beszél, az eredetiben “to and within”, azaz a csapaton belül és a csapattal való kommunikáció is szerepel. Ez utóbbi rámutat, hogy a javasolt személyes kommunikáció mindenkire vonatkozik, aki érintett a termék által, azaz minden stakeholderre.

Ez azt jelentené, hogy minden apróságot az összes érintettel meg kell beszélni? Természetesen nem. Lassú és költséges megoldás lenne, és természetesen felesleges. Az agilitás abban segíti a szervezetet, hogy felismerjük, mik azok a kommunikációs helyzetek, ahol az egyszerű írásos kommunikáció nem elegendő, és ezekre megfelelő eszközöket kapjunk.

A termékfejlesztés technikai részleteit, a hogyant felesleges az ügyfelekkel, üzleti szakértőkkel megbeszélni, valószínűleg nem is értenék, és nem is kell érteniük. A termék üzemeltetésével kapcsolatos kérdések valószínűleg a stakeholderek csak egy részét érintik, elegendő tehát őket bevonni.

Az agilitásban használt kommunikációs eszközökről bővebben az Advanced Scrum Master és Agile Leadership képzéseinken tanulhatsz.

Személyes beszélgetés

Mit jelent valójában a személyesség? Minden esetben személyesen, face to face kell találkozniuk a résztvevőknek? Különösen aktuális ez a kérdés manapság, amikor hódit a home office.

Különböző fokozatokat azonosíthatunk a kommunikációs módszerekben:

– írásos kommunikáció
– verbális kommunikáció (telefon)
– hang és kép (videokonferencia)
– személyes kommunikáció azonos fizikai térben

A listán haladva lépésről lépésre nő az átadható, cserélhető információ mennyisége. Az írásos kommunikációban nincs hangsúly, hangulat, hangszín, még az emojik is félreérthetőek ?. A telefonos kommunikáció már sokkal többet ad, de továbbra is hiányzik a testbeszéd, hiányoznak a gesztusok, a kommunikáció nonverbális része. Ezekhez nem elég hallani, látniuk is kell egymást a résztvevőknek.

Kezdő agilis csapatoknak gyakran javasoljuk a valódi személyes kommunikációt, a közös fizikai térben tartózkodást. Ennek fő oka, hogy felgyorsítja a csapattá válást, a közös működés kialakítását. Gyakorlott csapatoknak azonban az sem okoz gondot, ha fizikailag egymástól távol kell dolgozniuk. Hiszen van már gyakorlatuk benne, hogy felismerjék, mikor elég egy email, mikor kell telefonálni, és mikor kell látni egymást. Erről bővebben az Agilitás és a home office kapcsolatáról szóló cikkünkben olvashatsz.

Akkor le se írjunk semmit?

Gyakran idézett, és gyakran félremagyarázott pontja az agilitásnak a Kiáltvány második értékpárja: többre értékeljük… „A működő szoftvert az átfogó dokumentációval szemben” (eredetiben: “Working software over comprehensive documentation”). A szoftver szó természetesen más iparágakban a termék szóval helyettesíthető.

Minden alkalommal hangsúlyozzuk, hogy az Agilis Kiáltvány értékpárjai nem eltörölni akarják a párok jobb oldalon álló tagjait, hanem pusztán megtalálni azokból az elegendő minimumot. A jobb oldali tagok fő feladata a bal oldalon álló elem segítése, tehát pl. a dokumentáció fő értéke (néhány speciális iparág kivételével) abban rejlik, hogy hozzájárul a működő termék létrejöttéhez. Tehát az agilitásban is létezik dokumentáció. Valószínűleg kevesebb, mint egy hagyományos projektben, de a lényegi különbség nem is mennyiségi, hanem időbeli. Az agilitás során a dokumentáció jelentős része nem előre, hanem a megbeszélések során vagy azok után készül. A kezdeti dokumentáció szerencsés esetben elnagyolt: felesleges kidolgozni az apró részleteket, hiszen tudjuk, hogy azok a közös megértés, a személyes megbeszélés során változni fognak. Ugyanakkor a megbeszélés, megegyezés során hozott döntések rögzítése kritikus, már csak azért is, nehogy elfelejtsük, miben maradtunk.

Az agilitás tehát nem ellenzi a dokumentációt, sőt, határozottan támogatja azt. A megfelelő időben és mértékben. És semmiképp nem a személyes egyeztetés helyett.